เอกสารกองล้นโต๊ะ และหาของสำคัญไม่เคยเจอ ทำให้การทำงานคุณมีปัญหา ทั้งหมดแก้ได้ด้วยการจัดระเบียบเอกสารลงแฟ้มเอกสาร ของใช้ในออฟฟิศที่จำเป็นต้องมีอย่างถูกวิธี คุณเคยเป็นอย่างนี้หรือเปล่า?...เมื่อต้องหาเอกสารจำเป็นบางชิ้นก็ไม่เคยหาเจอเลย โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน ก็ไม่เคยพอสำหรับวางกองเอกสารที่มีอยู่ล้น ซึ่งนอกจากจะทำให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังรู้สึกว่าชีวิตวุ่นวาย และไม่มีความสุขในการทำงาน
ทั้งหมดนี้ผู้รู้บอกว่าให้ลงมือจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ เพราะการจัดระเบียบเอกสาร รวมถึง อุปกรณ์เครื่องเขียน ให้เข้าที่เข้าทาง เหมือนกับการจัดระเบียบให้กับชีวิต ช่วยลดความยุ่งยากได้จากการทำงานได้อีกเยอะ ทั้งไม่ต้องเสียเวลาในการหาเอกสารทุกครั้งที่ต้องการ
วิธีการจัดเก็บเอกสารลงแฟ้มเอกสารที่ควรทำคือ
1. แยกประเภทเอกสารต่าง ๆ ออกเป็นเอกสารที่ใช้ประจำ, เอกสารที่ใช้ตามช่วงเวลา และเอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ โดยอาจปากกาสี หรือ เครื่องเขียนสำนักงาน อื่น ๆ ทำสัญลักษณ์แยกประเภทไว้
2. แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับ เครื่องใช้สำนักงาน ที่ใช้ประจำ หรือใกล้มือที่สุด โดยจัดให้อยู่ในระดับสูงจากเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะทำให้การหยิบใช้ และการจัดเก็บทำได้สะดวกรวดเร็ว ไม่เกิดอันตรายต่อร่างกายด้วย
3. จัดเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เมื่อแยกประเภทของเอกสารได้แล้ว ให้นำมาจัดหมวดหมู่โดยระบุเป็นตัวอักษร, ตัวเลข หรือใช้สีของแฟ้มเอกสารที่แตกต่างกัน อาจใช้เทปสี ซึ่งเป็นอุปกรณ์เครื่องเขียนติดไว้ที่สันแฟ้ม จะทำให้การค้นหาและจัดเก็บเป็นไปได้โดยสะดวก และรวดเร็วมากขึ้น
4. จัดเรียงแฟ้มเอกสารให้อยู่ตามลำดับ ในชั้นเก็บ เครื่องใช้สำนักงาน โดยอาจมีการเรียงหมายเลข หรือขีดเส้นทแยงจากแฟ้มแรกจนถึงแฟ้มสุดท้าย ซึ่งเป็นวิธีที่ทำให้การจัดเก็บแฟ้มเข้าที่ถูกต้องรวดเร็ว แฟ้มไหนอยู่ผิดที่ก็สามารถรู้ได้ทันที และสามารถเอากลับคืนสู่ที่เดิมได้ง่าย
5. จัดทำแฟ้มดัชนี (Index File) เป็นแฟ้มที่ระบุรายละเอียดของหมวดหมู่เอกสาร ซึ่งอาจกำหนดเป็นกลุ่มตัวเลข หรือเป็นกลุ่มตัวอักษร ทั้งหมายเลขของแฟ้มเอกสารและหมายเลขของตู้เอกสาร โดยแฟ้มดังกล่าวจะบอกว่าเอกสารหมวดหมู่ใด ถูกเก็บไว้ ณ ที่ใด ในส่วนเก็บ อุปกรณ์สำนักงาน เมื่อต้องการเอกสารก็เพียงแต่เปิดหาที่แฟ้มดัชนี ทำให้สามารถไปหาเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา โดยเฉพาะในกรณีที่มีเอกสารเป็นจำนวนมาก หรือหลายตู้
ทั้งหมดนี้เป็นวิธีจัดแฟ้มเอกสารที่จะช่วยให้การทำงานของคุณ โดยเฉพาะในส่วนเอกสารมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ลดความวุ่นวายในการค้นหา และถ้าจะให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ควรใส่ใจเลือกแฟ้มเอกสารที่เหมาะสม เช่น ต้องดูขนาดเอกสาร จำนวนเอกสาร ประเภทการใช้งาน รวมถึงขนาดชั้นวาง อุปกรณ์สำนักงาน ก่อนการเลือกซื้อ เพื่อให้ได้แฟ้มเหมาะสมที่สุดด้วย Boatbook Office Center
